Si tu empresa ya vende con solvencia en el mercado nacional, el siguiente paso lógico es la exportación. En estas líneas resumimos qué exige el proceso: EORI, TARIC y origen, certificados específicos, DUA/AES, logística y seguros, y métodos de pago que reducen el riesgo. Una guía práctica práctica para que tu primera operación internacional sea previsible, trazable y rentable.
Antes de comenzar es necesario que tengamos clara la diferencia entre dos conceptos: expedición y exportación.
- Expedición: son todos los movimientos o envíos de mercancías que tienen lugar dentro de la UE.
- Exportación: son todos los envíos de mercancía de la UE hacia otros países.
Por qué es buena idea exportar mercancías al extranjero
La exportación diversifica ingresos y reduce la dependencia del ciclo local. Permite escalar producción, aprovechar economías de aprendizaje y posicionar la marca en segmentos dispuestos a pagar por valor añadido. A medio plazo, mejora la resiliencia del negocio: se profesionaliza la calidad, se ordena la logística y se fortalecen las finanzas con instrumentos de cobro y cobertura. No es solo vender fuera; es construir una empresa más sólida y competitiva.
Qué necesitas para empezar
El arranque se apoya en tres pilares: identificación ante aduanas, correcta calificación del producto y circuito documental coherente.
- Número EORI (Registro e Identificación de Operadores Económicos). Es el identificador aduanero en la UE. Este código único sirve para identificar a empresas que exportan o importan.
- Clasificación arancelaria (HS CODE /TARIC) y origen del producto bien definidos; ya que de ahí derivan licencias, restricciones y preferencias arancelarias.
- Requisitos especiales que puedan tener tus productos. Por ejemplo, en caso de que sean alimentos, productos veterinarios, químicos o farmacéuticos y tecnologías o productos de doble uso (software y tecnología para uso civil, militar o nuclear) son necesarios certificados y licencias de exportación específicos.
- Proveedor logístico/agente de aduanas alineado con tu sector y rutas.
Documentos necesarios para exportar desde España
El expediente documental debe ser coherente, sin contradicciones entre cantidades, pesos, descripciones o Incoterms. A continuación, te presentamos los documentos básicos y cómo encajan en la operación de exportación:
- Factura comercial: relata el acuerdo económico (en ella se define vendedor, comprador, Incoterm y lugar, moneda, precios y condiciones de pago).
- Lista de bultos (packing list): refleja la realidad física de la carga a exportar (bultos, peso bruto/neto, dimensiones, marcas y numeración).
- Documento de transporte: B/L o Bill of Landing en marítimo, AWB o Air Waybill (Conocimiento de Embarque Aéreo) en aéreo o CMR o Carta de Porte en el transporte por carretera; acredita la entrega al porteador y suele ser clave para el cobro.
- Prueba de origen: Si exportas a un país sin acuerdo comercial con España, necesitas el certificado de origen no preferencial (expedido por la Cámara de Comercio). Si exportas a un país con acuerdo preferencial, se usa un documento de circulación (ATR, EUR.1, EUR-MED, etc.) para poder beneficiarte de la reducción o eliminación de aranceles.
- Certificados paraduaneros: sanitarios, veterinarios, fitosanitarios o de calidad comercial si la partida arancelaria de la mercancía lo requiere.
- Seguro de transporte: póliza alineada con el Incoterm (en CIP/CIF es obligatorio para el vendedor debe asegurar como mínimo una cobertura básica).
Consejo operativo: te recomendamos usar plantillas internas para la factura y packing list con campos bloqueados (Incoterm + lugar + versión “Incoterms® 2020”, HS CODE, origen) para reducir errores humanos.
Vender dentro de la UE vs. exportar a terceros países
Cuando vendemos dentro del mercado europeo (expediciones) no existe el despacho de exportación clásico, aunque sí obligaciones de IVA e información estadística (Intrastat) cuando superas determinados umbrales.
Al exportar a países no pertenecientes a la UE, la mercancía debe declararse electrónicamente en España antes de su salida. Esa declaración genera un número de referencia (MRN) que te permite trazar el despacho de exportación.
Te lo explicamos con ejemplos prácticos para que sepas cómo tendrías que actuar en cada caso: si tu cliente está en Francia o Alemania (Unión Europea), gestiona fiscalidad y logística intracomunitaria; si está en México o Marruecos (países no pertenecientes a la UE), realiza declaración de exportación y prepara la importación en destino según el Incoterm pactado.
Recuerda que estamos hablando en términos generales, siempre debes cerciorarte de los requisitos específicos que puedes estar obligado a cumplir en función del origen y destino de la mercancía que quieras exportar. En este sentido, trabajar con un operador logístico con amplia experiencia y conocimiento de las peculiaridades de tu sector, te aportará confianza y tranquilidad.
Trámites aduaneros en España
La declaración de exportación se presenta por vía electrónica a través del sistema AES de la Agencia Tributaria, mediante tu agente de aduanas. El resultado es el levante de exportación y un MRN (Master Reference Number, que engloba toda la documentación del despacho: DUA o Documento Único Administrativo, levante, etc.) que acredita la salida de la mercancía.
Te recomendamos conservar el expediente completo (facturas, MRN, documentos de transporte y certificados) por motivos fiscales, de auditoría y para responder a posibles requerimientos del cliente o de la administración.
En esta fase, para estar bien asesorados, ayuda trabajar con un operador logístico con acreditaciones aduaneras y licencias de almacén, por ejemplo, XGL Logistics cuenta con la certificación OEA (Operador económico autorizado) de la Unión Europea y con un almacén logístico con licencias ADT (Almacén de Depósito Temporal) /DA (Depósito Aduanero) /LAME (Local Autorizado para Mercancías de Exportación). Esta acreditación y licencias aduaneras suelen agilizar procesos, facilitar controles y optimizar costes en exportación.
Carga Completa vs. Grupaje: optimizar espacio y costes
La elección del modo de envío no solo afecta al precio, sino también a la seguridad y los tiempos de tránsito. La decisión se resume en si tu mercancía viajará sola o acompañada.
- Carga Completa (FCL/FTL). Contratas un contenedor (marítimo) o camión (terrestre) para uso exclusivo de tu mercancía. Es la opción lógica cuando el volumen de tu pedido justifica ocupar la unidad completa o si la naturaleza de la carga (frágil, de alto valor) desaconseja compartir espacio. El resultado es un tránsito más rápido, con menos manipulación y, por tanto, menor riesgo.
- Grupaje o Carga Consolidada (LCL/LTL). Aquí, tu mercancía comparte espacio y costes en un mismo contenedor o camión con las de otros exportadores. Es el sistema habitual para pymes y envíos de menor volumen, permitiendo acceder al transporte internacional de forma rentable. A cambio de un coste significativamente menor, los tiempos de tránsito son algo más largos debido a la manipulación en los almacenes de consolidación.
El papel del transitario
Más que un simple proveedor, el transitario (o freight forwarder) es el socio que diseña, negocia y gestiona la operación logística en tu nombre. Su rol es centralizar la complejidad y aportar eficiencia.
Sus funciones clave incluyen:
- Asesoramiento y optimización. Analiza tu envío para recomendar la ruta y el medio de transporte (marítimo, aéreo, terrestre) más eficientes en coste y tiempo.
- Negociación de fletes. Agrupa volúmenes de múltiples clientes para acceder a tarifas de transporte que una empresa individualmente no podría conseguir.
- Gestión integral. Coordina todos los eslabones de la cadena: recogida en origen, aduanas, transporte principal y entrega en destino. Además, se encarga de la documentación clave (B/L o Bill of Landing y AWB o Air WayBill).
- Consolidación de carga. Es la figura que hace posible el grupaje, agrupando envíos pequeños en una sola unidad de transporte.
En la práctica, funciona como tu departamento de logística externalizado: un único punto de contacto que convierte una operación compleja en un proceso eficiente, previsible y controlado.
Incoterms 2020: reparto de costes, riesgos y tareas
Los Incoterms® 2020 especifican dónde se transfiere el riesgo, quién asume qué costes y qué trámites realiza cada parte. Como consejo práctico te recomendamos que los escribas siempre con lugar y versión en la factura comercial (p. ej., “FCA Valencia Incoterms® 2020”).
Si quieres saber más sobre los Incoterms existentes y las características de cada uno te animamos a revisar el siguiente artículo de nuestro blog (Incoterms 2020: todo lo que debes saber) en el que te contamos todo sobre ellos.
FAQs
¿Necesito EORI para exportar?
Sí. Es el identificador que usa Aduanas en toda la UE para relacionarse con tu empresa.
¿Hace falta DUA si vendo a otro país de la UE?
No. Dentro de la UE no hay despacho de exportación, aunque sí obligaciones de IVA e Intrastat según volumen.
¿Cuándo es necesario EUR.1 o declaración de origen?
Cuando existe acuerdo lateral o bilateral entre la UE y el país de destino y tu mercancía cumple las reglas de origen preferencial, ya que este documento de circulación puede ayudarte a reducir o eliminar aranceles.
¿Hay exportaciones exentas de IVA?
Sí. La regla general es que las ventas de mercancías destinadas fuera de la Unión Europea están exentas de IVA.
¿Cuál es el arancel a la exportación?
El arancel de exportación a fecha de hoy en España es cero.