Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA): qué es y a quién obliga desde el 5 de octubre de 2026

El documento electrónico de control administrativo (DeCA) es obligatorio desde el 5 de octubre de 2026 en el transporte de mercancías por carretera por cuenta ajena en España. Desde esa fecha, cada envío nacional o de cabotaje debe ir acompañado de un PDF generado de forma nativa desde datos estructurados, con código QR y URL única accesible para la inspección en carretera. El papel deja de ser válido. No hay periodo de gracia adicional ni fase sin sanción: la fecha es firme y el plazo transitorio ya está consumido.

Conviene despejar de entrada un equívoco frecuente. La norma habla de «transporte público de mercancías por carretera», y eso no significa transporte de titularidad pública ni servicio público: significa transporte por cuenta ajena, el que se realiza para terceros mediante retribución. Si tu empresa contrata transporte a un tercero, estás dentro. Solo queda fuera el transporte privado complementario, es decir, tu propia flota moviendo tu propia mercancía.

Para quien no siga a diario la normativa de transporte terrestre, conviene situar el cambio: el documento de control administrativo no es nuevo. Es el documento que la Orden FOM/2861/2012 exige en los transportes públicos de mercancías por carretera y que el artículo 222 del ROTT (Real Decreto 1211/1990) obliga a llevar a bordo del vehículo. Lo que cambia el 5 de octubre no es el contenido ni el alcance de la obligación, sino el soporte: deja de ser válido el papel y pasa a ser necesariamente electrónico. La obligatoriedad la fija la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, y las características técnicas se concretan en la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, publicada en el BOE el 12 de junio.

¿Qué es el DeCA y qué cambia exactamente el 5 de octubre de 2026?

El DeCA es la versión obligatoriamente electrónica del documento de control administrativo que ya conocías como «documento de control» o DCA. Mismo documento, mismos datos, misma finalidad: permitir a la inspección comprobar la legalidad del transporte que se está realizando.

Los tres puntos que definen el cambio:

• El papel deja de ser válido como soporte del documento de control en transporte interior y cabotaje.
• El fichero debe nacer digital. No sirve escanear un documento en papel: el PDF tiene que generarse de forma nativa a partir de datos estructurados.
• No hay moratoria. El periodo transitorio ya está establecido en la propia Ley de Movilidad Sostenible y se agota el 5 de octubre de 2026.

La Resolución de junio de 2026 introdujo además una simplificación relevante frente al régimen anterior: se ha eliminado la necesidad de registro previo del dominio donde se almacenan los DeCA.

¿A qué transportes afecta el DeCA y a cuáles no?

Esta es la primera comprobación que debe hacer cualquier responsable de logística, porque el alcance es más acotado de lo que sugiere el titular.

El DeCA es obligatorio en:

• Transporte interior con origen y destino dentro de España, aunque por razones de ruta o en régimen multimodal atraviese aguas o espacios aéreos fuera de soberanía española.
• Operaciones de cabotaje en territorio nacional.

Queda fuera del DeCA:

• El transporte internacional que discurra parcialmente por territorio español: emplea los documentos de control previstos en los convenios suscritos por España. El eCMR no pasa a ser obligatorio el 5 de octubre; es una confusión frecuente.
• El transporte privado complementario, es decir, el que una empresa realiza para su propia actividad. No necesita DeCA, pero sí debe llevar a bordo documentación suficiente para acreditar los apartados a), c) y d) del artículo 102.2 de la LOTT: que la mercancía pertenece a la empresa o forma parte de su actividad principal, y que vehículo y conductor están integrados en su organización.
• Los supuestos exentos del artículo 2 de la Orden FOM/2861/2012, entre ellos los servicios de paquetería consistentes en un número reducido de bultos fácilmente manipulables por una persona.

El criterio del Ministerio de Transportes es claro y ahorra mucho ruido interno: la digitalización no modifica la Orden FOM/2861/2012. Quien antes no hacía documento de control, sigue sin tener que hacerlo. Quien lo hacía en papel, ahora lo hará en electrónico.

¿Qué datos debe contener el DeCA y quién responde de cada uno?

Los datos mínimos son los del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, con un reparto de responsabilidad que conviene tener presente porque no es simétrico.

Responsabilidad del cargador contractual:

• Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
• Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
• Lugar de origen y destino del envío.
• Naturaleza y peso de la mercancía transportada. Cuando el peso exacto sea de difícil determinación por las circunstancias de carga, se empleará otra magnitud equivalente.

Responsabilidad del transportista efectivo:

• Identificación de la autorización especial de circulación, cuando el vehículo deba circular amparado por una.
• Fecha de realización del transporte.
• Matrícula del vehículo. En conjuntos articulados, tanto la del tractor como la del semirremolque o remolque. Si se produce un cambio de vehículo una vez iniciada la operación, debe hacerse constar.

Las observaciones o reservas que soliciten los intervinientes son responsabilidad de quien corresponda según el caso. Y un punto que resuelve una duda habitual: la firma del DeCA no es obligatoria. La normativa exige que cargador contractual y transportista efectivo formalicen el documento, pero no establece requisitos de firma para su validez. Si se firma voluntariamente, debe ser firma electrónica avanzada (AdES) o cualificada (QES) conforme al Reglamento eIDAS (UE) 910/2014.

¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el DeCA? PDF nativo, QR y URL única

Aquí es donde muchas empresas descubren que su procedimiento actual no vale, aunque ya emitieran documentación digital. La Resolución de 5 de junio de 2026 fija condiciones concretas tanto para el fichero como para la aplicación que lo genera.

El fichero electrónico debe:

• Estar en formato PDF nativo. No son válidos los ficheros obtenidos por escaneo de un documento en papel.
• Generarse al 100 % digital a partir de datos estructurados.
• No superar los 5 MB.
• Incorporar un código QR vinculado a la URL del documento.
• Contener metadatos de fecha y hora de creación y de cualquier modificación posterior.

La URL de cada DeCA debe:

• Ser única para ese documento y comenzar por https://. Puede alojarse en cualquier dominio y no requiere comunicación previa a la Administración.
• Dar acceso directo a la descarga del PDF, sin credenciales ni autenticación. Puede incorporar medidas de seguridad como tokens o cifrado, siempre que no impidan la descarga.
• Mantener el documento accesible desde el inicio del transporte y hasta siete días naturales después de su finalización. A partir de ahí puede desactivarse la descarga.

Conviene no confundir esos siete días con el plazo de archivo. Son dos obligaciones distintas: siete días de disponibilidad en la URL y un año de conservación en la empresa. Pasada la primera ventana, el documento puede permanecer en la misma URL o trasladarse a un archivo digital cerrado, pero debe conservarse íntegro y con sus metadatos.

La aplicación informática debe incluir al menos los datos del artículo 6, transformar esos datos en fichero electrónico antes del inicio del servicio, registrar fecha y hora de creación y de cualquier modificación, y almacenar los ficheros en un repositorio digital accesible.

Conviene aclarar un punto que genera confusión: las aplicaciones de DeCA no necesitan certificación. No hay que registrarse en ninguna plataforma del Ministerio ni subir los documentos a un sistema público. Cada empresa gestiona su propia aplicación o contrata a un proveedor, y los ficheros quedan en su repositorio. La exigencia de certificación corresponde a las plataformas eFTI del Reglamento (UE) 2020/1056, que es un marco distinto y posterior.

¿Se puede modificar el DeCA durante el servicio o agrupar varios envíos?

La operativa real rara vez coincide con la planificación, y la Resolución lo contempla. Los supuestos habituales son un cambio de destino, un cambio de destinatario o la sustitución del vehículo. Si durante el servicio hay que modificar o actualizar datos, existen dos vías:

• Modificar el PDF existente: se añaden los nuevos datos y el motivo del cambio, y se conservan los datos antiguos indicando expresamente que ya no son válidos. La URL no cambia y el QR sigue siendo válido.
• Generar un PDF nuevo: con todos los datos, nueva URL y nuevo QR. Debe conservarse el fichero original a efectos de trazabilidad.

En ambos casos, el documento actualizado tiene que llegar al conductor. Y en control, si se aporta copia impresa, las anotaciones manuscritas no tienen validez: ese es el cambio de hábito más difícil de interiorizar para muchos equipos operativos.

Una precisión que evita trabajo innecesario: las descargas parciales no obligan a modificar el DeCA. Si una ruta descarga en varios puntos previstos, el documento original sigue siendo válido.

Respecto a la agrupación, es posible consignar varios envíos en un mismo DeCA siempre que coincidan cargador contractual y transportista efectivo en todos ellos y los datos de cada envío estén perfectamente identificados. En la práctica: si cargas varios albaranes para un mismo cliente, un solo DeCA puede amparar todo el envío. El orden en que aparezcan no implica secuencia de ejecución.

¿El DeCA sustituye al documento de transporte ADR en mercancías peligrosas?

Esta es la pregunta que más nos están trasladando nuestros clientes de transporte de mercancías peligrosas en industria química y farmacéutica, y la respuesta importa porque una lectura apresurada lleva a un incumplimiento.

Si transportas mercancías peligrosas por carretera en territorio nacional tienes dos obligaciones documentales diferentes, con distinta regulación y distintos datos:

• El documento de transporte de mercancías peligrosas del capítulo 5.4 del ADR (denominado «carta de porte» hasta la edición 2025 del Acuerdo).
• El documento de control administrativo de la Orden FOM/2861/2012, que a partir del 5 de octubre debe ser electrónico.

Ninguno sustituye al otro. Puedes llevarlos como dos documentos separados —teniendo en cuenta que el DeCA debe ser electrónico— o agruparlos en un único documento. Si optas por agruparlos, tienen que cumplirse simultáneamente las dos normativas:

• El documento debe contener todos los datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, sin perder ninguno de los del capítulo 5.4 del ADR.
• Deben quedar identificadas de forma expresa y diferenciada las figuras de cargador contractual y transportista efectivo. En operaciones con MMPP, donde la cadena documental suele implicar a expedidor, cargador, transportista y destinatario, este punto es el que más errores genera.
• Debe ser un documento electrónico que cumpla la Resolución de 5 de junio de 2026.
• No es necesario que esté firmado.

Si mantienes los dos documentos separados, el documento de transporte ADR puede seguir siendo electrónico o en papel; el DeCA, no: tiene que ser electrónico. Y si optas por el documento ADR en soporte electrónico, debes disponer a bordo de los medios necesarios para poder imprimirlo en papel.

En la práctica, la agrupación reduce documentación, pero solo funciona si el sistema que genera el documento contempla ambos conjuntos de campos desde el diseño. Como señala Yolanda Sánchez, nuestra Consejera de Seguridad, un formato ADR al que se le añaden campos sobre la marcha suele fallar siempre en el mismo sitio: la diferenciación entre cargador contractual y transportista efectivo.

Si contratas a través de un transitario, ¿quién genera el DeCA?

La definición de cargador contractual de la Orden FOM/2861/2012 incluye expresamente al transitario, junto a la agencia de transporte, el operador logístico, el almacenista-distribuidor o cualquier otro que contrate o intermedie habitualmente en la contratación de transporte.

Esto tiene una consecuencia práctica que conviene entender bien. En una cadena de subcontratación, las responsabilidades del DeCA recaen sobre quien realiza materialmente el transporte —el último de la cadena— y quien contrata directamente a este. Si un transportista subcontrata a otro, el segundo es el transportista efectivo y el primero pasa a ser cargador contractual. El mismo razonamiento se aplica cuando quien contrata al transportista efectivo es un transitario.

Ambas figuras están obligadas a la formalización del documento. En la lectura operativa que se está imponiendo en el sector, la obligación de realizar el DeCA recae en el cargador contractual y la de llevarlo durante el transporte en el transportista efectivo. Conviene matizarlo: la norma no designa expresamente quién debe elaborarlo materialmente, sino quién responde de que exista, sea correcto y esté disponible. El cargador contractual queda eximido de responsabilidad si prueba que el documento fue emitido.

Para una empresa cargadora que opera a través de un transitario, esto significa que la generación del DeCA se resuelve en la relación entre transitario y transportista efectivo. No elimina su interés en la trazabilidad documental de sus envíos —sigue siendo su mercancía y su cliente final—, pero sí sitúa la obligación formal en quien tiene el sistema, el criterio y el histórico documental para cumplirla.

¿Qué sanción hay si el DeCA no existe o no es válido?

No hay una sanción específica creada para quien no digitalice. Lo que se sanciona es lo de siempre: circular sin un documento de control válido. A partir del 5 de octubre, un documento en papel equivale a efectos prácticos a no llevar documento.

La carencia, la falta de diligenciado o la ausencia de datos esenciales del documento de control está tipificada como infracción grave en la LOTT. El artículo 143.1.d) sitúa estas infracciones en una horquilla de 401 a 600 €; 401 € es el importe base que aplica el baremo sancionador cuando no concurren agravantes.

Un matiz que conviene aclarar, porque circula la idea contraria: no llevar el documento de control no comporta por sí solo la inmovilización del vehículo. El artículo 143.4 de la LOTT enumera de forma tasada los supuestos que obligan a inmovilizar, y la infracción relativa al documento de control no figura entre ellos. Existe una cláusula general que permite inmovilizar cuando concurran circunstancias que entrañen peligro para la seguridad, pero eso es otra cosa y no se activa por el DeCA.

El punto que más conviene interiorizar en una empresa cargadora es el siguiente: la sanción recae sobre ambos sujetos. El artículo 7 de la Orden FOM/2861/2012 no resuelve quién genera el documento, sino quién responde de la infracción. Dar por hecho que «eso es cosa del transportista» es exactamente el razonamiento que acaba en expediente.

¿Qué debo revisar en mi operativa para cumplir con el DeCA?

Una comprobación ordenada para responsables de logística y calidad:

1. Delimita el alcance. Identifica qué porcentaje de tus expediciones es transporte interior o cabotaje. El internacional queda fuera del DeCA.
2. Determina tu figura en cada flujo. ¿Eres cargador contractual, transportista efectivo o cargador efectivo que contrata a través de un intermediario? De ahí depende de qué datos respondes.
3. Audita tu sistema actual. Si ya emites documentación digital, verifica que el PDF sea nativo, tenga QR, URL única https:// sin autenticación, pese menos de 5 MB y registre fecha y hora de creación y modificaciones.
4. Comprueba el repositorio. Acceso desde el inicio del transporte y hasta siete días naturales después, y conservación del documento durante un año en la empresa. Son dos plazos distintos.
5. Decide la estrategia MMPP. ¿Documento ADR y DeCA separados o agrupados? Si agrupas, valida campo por campo contra el artículo 6 y contra el capítulo 5.4 del ADR.
6. Forma a los equipos operativos. El punto crítico no es tecnológico: es que el conductor disponga del documento antes del inicio del servicio y que nadie corrija a bolígrafo sobre una copia impresa.
7. Habla con tus proveedores de transporte. Si tu transitario u operador no te ha planteado todavía cómo va a gestionar el DeCA, es una conversación que conviene tener antes de octubre.

Preguntas frecuentes sobre el DeCA

¿Desde cuándo es obligatorio el DeCA?
Desde el 5 de octubre de 2026, por aplicación de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible. No está prevista ninguna fase posterior sin sanción.

¿El DeCA sustituye a la carta de porte?
No. La carta de porte documenta el contrato de transporte; el DeCA es un documento administrativo de control. Ahora bien, el documento de control es de libre edición y puede utilizarse el formato de una carta de porte, un CMR o un documento ADR como soporte del DeCA, siempre que incluya todos los datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 y cumpla los requisitos electrónicos.

¿Es obligatorio el eCMR desde el 5 de octubre de 2026?
No. Lo que pasa a ser obligatorio es el DeCA en transporte interior. El transporte internacional sigue empleando los documentos de control previstos en los convenios suscritos por España.

¿El DeCA vale como documento de transporte ADR?
No por sí solo. Son dos obligaciones distintas. Pueden agruparse en un mismo documento electrónico si se cumplen simultáneamente los requisitos de ambas normativas.

Si contrato transporte a un transportista, ¿quién tiene que generar el DeCA?
La obligación de realizarlo recae sobre el cargador contractual, es decir, sobre quien contrata directamente con el transportista efectivo. El transportista efectivo tiene la obligación de llevarlo durante el transporte. Ahora bien, la norma no designa quién debe elaborarlo materialmente: lo que exige es que exista, sea correcto y esté disponible. En la práctica es habitual que sea el transportista quien monte el documento con los datos que aporta el cargador, porque suele ser quien dispone del sistema. Eso es válido, pero conviene acordar por escrito quién aporta cada dato, porque la responsabilidad del cargador sobre los suyos no desaparece.

¿Qué sanción hay si no llevo el DeCA?
La carencia o falta de datos esenciales del documento de control es infracción grave en la LOTT, con una horquilla de 401 a 600 € y un importe base de 401 € sin agravantes. Puede recaer tanto sobre el cargador contractual como sobre el transportista efectivo.

¿Hay que firmar el DeCA?
No es obligatorio. Si se firma de forma voluntaria, debe ser firma electrónica avanzada (AdES) o cualificada (QES) conforme al Reglamento eIDAS.

¿Hay que certificar la aplicación que genera el DeCA?
No. La certificación aplica a las plataformas eFTI del Reglamento (UE) 2020/1056, que es un marco diferente.

¿Puede el conductor llevar el DeCA impreso?
Sí, siempre que el código QR sea visible y el documento esté generado electrónicamente. Las anotaciones manuscritas sobre la copia impresa no tienen validez.

Cómo gestiona XGL Logistics el DeCA en sus operaciones terrestres

El DeCA afecta a toda nuestra operativa terrestre nacional, no solo a las mercancías peligrosas. Grupaje, carga completa, servicio dedicado o transporte especial: si el envío es nacional o de cabotaje y se realiza por cuenta ajena, necesita documento de control electrónico. Por eso lo hemos abordado como un cambio de procedimiento transversal y no como una excepción para cargas reguladas.

La revisión parte del departamento terrestre: qué expediciones entran en el DeCA, quién figura como cargador contractual y como transportista efectivo en cada flujo, y cómo queda la trazabilidad documental de cada envío en MyXGL. En las operaciones con mercancías peligrosas se suma la consejería de seguridad, porque ahí hay una decisión adicional que tomar: agrupar o separar el documento ADR y el de control administrativo. El objetivo del 5 de octubre no es tener un PDF nuevo: es que ninguna expedición salga con la documentación incompleta.

Si tienes dudas sobre cómo afecta el DeCA a tus operaciones nacionales o a tus flujos de cabotaje, escríbenos y lo revisamos contigo antes de que la fecha esté encima.

Por Rocío Villa, Land Manager en XGL Spain, con el equipo de Marketing. La sección sobre mercancías peligrosas ha sido revisada por Yolanda Sánchez, Consejera de Seguridad para el transporte de mercancías peligrosas de XGL Logistics Spain.

Fuentes normativas: Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible (disposición transitoria octava) · Real Decreto 1211/1990 (ROTT), artículo 222 · Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre · Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784) · Preguntas frecuentes sobre el DeCA del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.